AddIns für Microsoft Office
Word: AddIn für Schachtkonfiguration und Kopiedruck
Anforderung: Die Festlegung der Papierschächte in einem Word-Dokument für verschiedene Drucker ist immer ein Problem. Eine Voreinstellung über die Dokumentvorlage (z.B. Briefbogen für Seite 1, Standardschacht für Folgeseiten) ist nicht möglich. Benutzer sollen über einen einfachen Dialog das Dokument wahlweise auf Briefbogen oder Blankopapier ausgeben können. Eine Kopiedruck-Funktionalität soll die wiederholte Ausgabe des Dokuments mit Zusatzeinträgen erlauben ("Wiedervorlage", "Zweitschrift", "Kreditakte").
Lösung: über ein zentrales AddIn wird das "Firmen"-Druckmenü bereitgestellt. Der Benutzer startet den Druckvorgang über das besonders gekennzeichnete Symbol. Das aufgerufene Word-Makroprogramm prüft den angeschlossenen Drucker, liest aus einer INI-Datei die verfügbaren Schächte und bietet über einen Dialog alle gewünschten Optionen an. Die Ausgabe auf verschiedenen Druckern mit unterschiedlichen Schächten und Treibern ist kein Problem.
Abhängigkeiten: Diese Lösung basiert darauf, daß das VBA-Makroprogramm den aktiven Drucker eindeutig identifizieren kann. Nur dann ist das Nachschlagen der Schachtzuweisungen in einer INI-Datei möglich.
Alternativer Lösungsansatz: In einem anderen Projekt können die Drucker nicht identifiziert werden, weil jede Niederlassung des Unternehmens eigenen Konventionen bei der Benennung der Drucker verfolgt. Die administratorenfreundliche Lösung sieht so aus: der Benutzer wird einmalig gefragt, welche Schächte des aktiven Druckers für Briefbogen und Blankopapier zu verwenden sind. Diese Informationen werden für jeden benutzten Drucker im Benutzerprofil abgelegt und beim nächsten Druckvorgang wiederverwendet.
Word: AddIn für mandantenbezogene Drucksteuerung
Anforderung: In einem Call-Center müssen nach erfolgreichem Telefonat textbausteinbasierte Dokumente erstellt und auf dem Briefbogen des aktuell bearbeiteten Mandanten ausgegeben werden. Drucker mit Mehrfachschächten für die Briefbögen sind vorhanden. Die Standardbefehle in Word zum Wechseln des Druckers und zur Schachtauswahl sind zu umständlich für die geforderte schnelle Dokumentproduktion.
Lösung: Im Administrator-Modus eines AddIns werden die Zuordnungen Drucker/Schacht und Mandant definiert. Beim Starten von Word steuert das Programm aus den Informationen eine zusätzliche Symbolleiste, auf der die Mandantennamen als Menüeinträge aufgelistet sind. Benutzereingriffe sind nicht notwendig. Mit zwei Mausklicks erfolgt der Druck des Dokuments auf den korrekten Drucker.
Word: Verbesserung der automatischen Nummerierung
Anforderung: In einer großen Anwaltskanzlei sollen Dokumente mit der automatischen Nummerierung von Word formatiert werden. Die Administratoren beobachten, dass die Benutzer mit dem Standarddialog von Word bei komplexen Nummerierungen überfordert sind, und dass der Dokumentaustausch zwischen Sekretariaten und mit den Mandanten durch unterschiedliche Formatierungsverfahren erschwert wird.
Lösung: Das bereits vorhandene globale Word AddIn wird erweitert. Nach Ermittlung der in den Büros häufig verwendeten Nummerierungen wird ein Dialog bereitgestellt, über den der Benutzer das gewünschte Format auswählen kann. Das zugrundeliegende VBA-Programm erstellt die benötigten Listendefinitionen (List Templates) im Dokument und verbindet sie mit den überschrifts-Formatvorlagen, so daß eine eine einheitliche, schnelle und stabile Formatierung möglich ist Änderungen der Nummerierung im gesamten Dokument sind mit zwei Mausklicks erledigt. Ein Inhaltsverzeichnis-Manager erlaubt zusätzlichen Komfort durch automatische Anpassung der Verzeichnis-Formatvorlagen an die aktuelle überschriften-Nummerierung.
Powerpoint 2003: Unternehmenseigene Vorlagenauswahl
Anforderung: Bei der Migration zu Office 2003 wird festgestellt, daß durch den Aufgabenbereich "Neues Dokument" die firmeneigenen Vorlagen nicht sofort angezeigt werden, sondern erst nach mehreren Arbeitsschritten. Die Benutzer sollen jedoch nicht den Microsoft-Vorlagenkatalog sehen, sondern sofort zu den produktiven Vorlagen geführt werden.
Lösung: Es ist nicht möglich, unter Powerpoint erstellte AddIns beim Programmstart zu laden. Deshalb wird unter Verwendung von Visual Basicein COM AddIn programmiert, das den Powerpoint-Befehl "Datei, Neu" abfängt und statt des Aufgabenbereichs einen Dialog mit den Firmenvorlagen und Layoutvorschauen anzeigt. Der Dialog wird zur Laufzeit durch eine XML-Datei konfiguriert, über die schnell neue Vorlagen und Registerkarten hinzugefügt werden können.
Outlook: E-Mail-Archivierung und Druckausgabe
Anforderung: Eine Anwaltskanzlei benötigt E-Mails in gedruckter Form für die Archivierung in der Mandanten-Papierakte. Dabei sollen die relevante Information, Sender, Empfänger und Datum sowie die Metadaten des Dokumentmanagementsystems deutlich hervorgehoben werden. Das Outlook-Standardlayout ist dafür ungeeignet. Außerdem bietet Outlook keine Möglichkeit, das Standardlayout einheitlich zu konfigurieren. Zugleich soll die E-Mail im DMSmit den Dateianhängen archiviert werden.
Schwierigkeiten: eine vollautomatische Archivierungslösung ist nicht möglich, weil der ursprüngliche E-Mail-Empfänger in der Kanzlei nicht mit der Person identisch ist, die den Archivierungsvorgang vornimmt. Ebenfalls kann der relevante Inhalt der E-Mail nicht durch automatische Mechanismen gefunden werden (z.B. steht er nach mehreren internen Weiterleitungen nicht mehr an erster Stelle).
Lösung: Die gewünschten Erweiterungen werden in Outlook über ein COM AddIn zur Verfügung gestellt. Das AddIn überträgt den Inhalt der E-Mail und die Metadaten in eine entsprechend vorbereitete Word-Vorlage, so daß der gewünschte Druckoutput möglich wird. Dabei erhält der Benutzer die Möglichkeit, den relevanten Inhalt sowie die ursprünglichen Sender und Empfänger festzulegen. Zugleich werden E-Mail, Output-Dokument sowie Dateianhänge verknüpft im DMS (Hummingbird DM) abgelegt.
Excel: Reportgenerator für CRM-System
Anforderung: Die eingesetzte CRM- und Vertriebsdatenbank eines Dienstleistungskonzerns bietet nicht die vom Controlling geforderten Umsatz- und Vertriebsstatistiken. Die Auswertungen sollen als Basis für regelmäßige Meetings verwendet und vom Vertriebsmitarbeiter mit zusätzlichen Daten ergänzt werden. Schwierigkeiten: Die Quelldatenbank liegt unter Paradox vor. Bestimmte Informationen müssen vor der Verarbeitung konsolidiert und konvertiert werden. Der direkte Zugriff auf alle Paradox-Bestandsdaten ist technisch unbefriedigend. Die gewünschten Ausgabetabellen sind komplex.
Lösung: Mehrere AddIns in Excel stellen die gewünschte Funktionalität bereit. Ein wesentliches Element ist das Modul zur Anlage eines monatlichen Auswertungsbestands: Die benötigten Paradox-Tabellen werden in eine ad hoc erstellte Access-Datenbank übertragen und konsolidiert. Anschließend kann der Benutzer die vom Konzerncontrolling geforderten Auswertungen über seinen Tätigkeitsbereich machen. Pivottabellen oder einfache Summenabfragen sind aufgrund des komplexen Tabellenaufbaus nicht möglich, so daß im VBA-Programmcode dynamische SQL-Statements zur Laufzeit generiert werden müssen. Abschließend kann der Benutzer im ungeschützten Bereich der Tabelle Ergänzungen über besondere Vertriebsaktivitäten vornehmen.
Update 2005: Dieses Projekt wurde für den Desktop-Einsatz unter Windows 98, Paradox und Office 97 entwickelt. IIn 2005 erfolgt eine Umstellung auf Windows 2003 Terminal Server, Office XP, und SQL Server 2000. Durch die Zusammenfassung von sparteneigenen Datenbeständen ist ein Redesign der AddIns notwendig. Das neue Konzept stützt sich auf Data Transaction Services und Stored Procedures auf dem SQL-Server, um benutzerbezogene Auswertungsbestände zu erzeugen.
Excel: Generierung von versandfähigen Excel-Dateien aus Großrechner-Quelldaten
Aufgabe: Die Abrechnungsdaten der Depotverwaltung für Großkunden werden monatlich in Form einer Textdatei der Fachabteilung angeliefert. Jeder Kunde soll seine Abrechnungsdaten in Form von Excel-Dateien erhalten.
Lösung: Die Fachabteilung erhält ein bei Bedarf zu ladendes AddIn für Excel. Nach Auswahl der Quelldateien bildet das VBA-Programm über SQL-Abfragen aus den Textdateien eine Kundenliste und generiert danach automatisch im Zielverzeichnis für alle Kunden die versandfertigen Excel-Dateien. Die Detaildaten in den Excel-Arbeitsmappen werden korrekt formatiert (Layout, Zahlenformate), sortiert und mit AutoFiltern versehen.