Anforderung: Das vom Unternehmen eingesetzte US-Abrechnungssystem läuft unter UNIX, die Bedienung erfolgt über Terminalserver. Für die Fakturierung in Deutschland werden Word-Dokumente im Firmenlayout und mit standortbezogenen Absenderinformationen benötigt. Je nach Kunden soll die Auswahl unter mehreren Faktura-Layouts möglich sein (ausführlich / knapp / mit Anlage etc.)
Schwierigkeiten: Als einzige Schnittstelle stehen Textdateien mit den Leistungsdetails und Abrechnungspositionen zur Verfügung. Die Struktur der Textdateien ist layoutorientiert, nicht inhaltsorientiert (kein XML). Die Textdatei enthält nicht alle benötigten Daten, so daß bestimmte Informationen zusätzlich aus einer SQL-Server-Datenbank abgerufen werden müssen.
Lösung: Die Programmlogik ist aus Performancegründen zwischen einer DLL (Visual Basic) und einer VBA-basierten Word-Vorlagendatei aufgeteilt. Die ausgewählte Textdatei wird analysiert. Nach dem Analyseprozeß können alle Rechnungsdaten und Leistungsdetails aus der internen Objekthierarchie abgerufen werden. Fehlende Informationen wurden während der Analyse aus der SQL-Server-Datenbank abgerufen.
Der Benutzer kann anschließend über ein Dialogfeld das benötigte Layout und die Zielsprache auswählen. Bei der Dokumenterstellung werden die standortabhängigen Kontoverbindungen sowie die Absenderinformationen (Infoblock) berücksichtigt.
Das Ausgabedokument wird abschließend unter der korrekten Kunden- und Aktennummer im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Die weitere Bearbeitung ist nur unter Dokumentschutz in festgelegten Bereichen zulässig.
Anforderung: Die eingesetzte CRM- und Vertriebsdatenbank eines Dienstleistungskonzerns bietet nicht die vom Controlling geforderten Umsatz- und Vertriebsstatistiken. Die Auswertungen sollen als Basis für regelmäßige Meetings verwendet und vom Vertriebsmitarbeiter mit zusätzlichen Daten ergänzt werden. Schwierigkeiten: Die Quelldatenbank liegt unter Paradox vor. Bestimmte Informationen müssen vor der Verarbeitung konsolidiert und konvertiert werden. Der direkte Zugriff auf alle Paradox-Bestandsdaten ist technisch unbefriedigend. Die gewünschten Ausgabetabellen sind komplex.
Lösung: Mehrere AddIns in Excel stellen die gewünschte Funktionalität bereit. Ein wesentliches Element ist das Modul zur Anlage eines monatlichen Auswertungsbestands: Die benötigten Paradox-Tabellen werden in eine ad hoc erstellte Access-Datenbank übertragen und konsolidiert. Anschließend kann der Benutzer die vom Konzerncontrolling geforderten Auswertungen über seinen Tätigkeitsbereich machen. Pivottabellen oder einfache Summenabfragen sind aufgrund des komplexen Tabellenaufbaus nicht möglich, so daß im VBA-Programmcode dynamische SQL-Statements zur Laufzeit generiert werden müssen. Abschließend kann der Benutzer im ungeschützten Bereich der Tabelle Ergänzungen über besondere Vertriebsaktivitäten vornehmen.
Update 2005: Dieses Projekt wurde für den Desktop-Einsatz unter Windows 98, Paradox und Office 97 entwickelt. IIn 2005 erfolgt eine Umstellung auf Windows 2003 Terminal Server, Office XP, und SQL Server 2000. Durch die Zusammenfassung von sparteneigenen Datenbeständen ist ein Redesign der AddIns notwendig. Das neue Konzept stützt sich auf Data Transaction Services und Stored Procedures auf dem SQL-Server, um benutzerbezogene Auswertungsbestände zu erzeugen.
Anforderung: Für einen Übergangszeitraum bis zur Einführung eines neuen Systems sollen bestimmte Versicherungsverträge über ein Word-Frontend erstellt werden. Die Daten werden aus nächtlich aus der HOST-Vertragsverwaltung durch Filetransfer in das PC-System in Form von stellenorientierten komprimierten Textdateien übertragen und sind von dort zu übernehmen.
Lösung: Ein Visual-Basic-Programm überwacht das Transferverzeichnis, archiviert die Dateien und entpackt sie in Zielverzeichnisse. Ein Word AddIn produziert aus den Daten Versicherungsverträge. Dabei werden je nach Vertragstyp andere Layouts verwendet oder andere Zusatzdokumente (Versicherungsbedingungen) eingefügt. Die Zuordnungsanweisungen (Variablen ® Bausteine) sind in einer Excel-Tabelle abgelegt und können unabhängig vom Programmcode erweitert werden.