Dokumentvorlagen
Zu meinen Haupttätigkeiten gehört die Konzeption und Erstellung einfacher oder komplexer Word-Dokumentvorlagen.
Der Aufwand für Beratung und Entwicklung eines firmenbezogenen Dokumentvorlagensystems wird gerechtfertigt durch folgende Vorteile:
- Außenwirkung:Alle Dokumente folgen in ihrem Layout dem Unternehmensauftritt und sorgen bei Ihren Kunden für ein positives Erscheinungsbild.
- Produktivitätssteigerung:Dokumenterstellung durch Eingabedialoge - schneller Zugriff auf komplexe Word-Funktionalitäten - Zugriff auf Adressbestände - Kein Zeitverlust durch "bastelnde" Benutzer, die mit limitiertem Wissen Vorlagen erstellen.
- Kosteneinsparungen:Minderung der Druckkosten, wenn Briefbogen-Elemente durch die Software erzeugt werden; Minderung der Administrationskosten, wenn Vorlagen zentral erstellt und gewartet werden.
Wenn Sie wünschen, führe ich das Gesamtprojekt für Sie durch (Bedarfsermittlung, Abstimmung mit Marketing/Agentur, Konzeption und Entwicklung des Vorlagensystems, Unterstützung bei der Implementation, Erstellung einer Online-Hilfe, Benutzerschulung, nachfolgende Wartung).
Gerne unterstütze ich auch die in Ihrem Unternehmen tätigen Administratoren und Entwickler bei Konzeption und Entwicklung oder bei Sonderfällen, so daß Sie von meiner langjährigen Projekterfahrung profitieren.
Folgende Aspekte sind bei Vorlagen dieses Typs wichtig.
- Dialoggeführte Dokumenterstellung: der Benutzer führt bei der Dokumenterstellung einen Dialog aus. Dieser Dialog erlaubt die Auswahl der Benutzerprofils, die Eingabe oder den Abruf von Adressdaten, und die Festlegung der Layoutoptionen.
- Benutzerprofile für den Absender/Ersteller: der Benutzer hat die Möglichkeit, mit wenigen Mausklicks zwischen Benutzerprofilen auszuwählen und unterschiedliche Absenderdaten in das Dokument einzutragen. Damit ist der Wechsel zwischen Rollen besonders im Sekretariat leicht.
- Abruf oder Eingabe von Adressen: in Abhängigkeit von den Ressourcen Ihres Unternehmens ist die Verbindung zu Adressdatenbanken, zu Outlook und CRM-Systemen möglich.
- Verschiedene Sprachen: die Vorlagen können so konfiguriert werden, daß ein Vorlagendesign für unterschiedliche Sprachen verwendet wird. Der Benutzer wählt dann einfach bei der Erstellung die benötigte Sprache aus. Logos, Firmendaten und alle festen Texte des Dokuments werden entsprechend angepaßt (Infoblock, Texte in Kopf- und Fußzeilen, Rechtschreibung).
- Unterschiedliche Logos und Firmendaten: bei Unternehmen mit einer großen Anzahl von Subunternehmen oder Niederlassungen wählt der Benutzer bei Erstellung die Firma oder Niederlassung aus, und das Dokument wird mit dem entsprechenden Layout (Logos, Firmendaten, Bankverbindungen) versehen.
- Ergänzung mit Logos für PDF-Versand: eine aktuelle Anforderung in vielen Unternehmen ist die Übersendung von Dokumenten als E-Mail-Anhang, aber "wie gedruckt". Deshalb ist eine Übernahme der Briefbogen-Elemente in das Dokument vor einer PDF-Erstellung wichtig. Beim tatsächlichen Druck müssen die Grafiken wieder entfernt werden.
Projekte und Beispiele
Dienstleistungskonzern: Einsparung von Druckkosten durch Word-Vorlagen
Versicherung: Dokumentvorlagen für Agentursystem
Einzelhandelskette: Erneuerung von Dokumentvorlagen
Das Arbeiten mit umfangreichen und komplex strukturierten Dokumente kann naive Benutzer überfordern: Dokumentabschnitte mit wechselndem Layout, automatische Nummerierungen, Inhaltsverzeichnisse, Querverweise, Unkenntnis von Formatvorlagen. Oft werden diese Dokumente als E-Mail-Anhang im Überarbeitungsmodus versandt, wodurch zusätzliche Komplexität entsteht.
Im Rahmen meiner Projekte habe ich zahlreiche Vorlagen für Angebote, Verträge, Gutachten, Memoranden, Handbücher und andere Typen längerer Texte erstellt. Folgende Aspekte sind bei Vorlagen dieses Typs wichtig.
- Formatvorlagen: Lange Dokumente sind nur durch den Einsatz von Formatvorlagen (Styles) professionell zu formatieren. Ein zentrales Formatvorlagen-Management ist sinnvoll, um einheitliche Formatierungen zu ermöglichen. Tastenkombinationen und Kontextmenüs gestatten schnellen Zugriff.
- Automatische Nummerierung: Die automatische Nummerierung in Word ist auch in der aktuellen Version nicht glücklich gelöst. Die Bedienung ist nur scheinbar leicht, die internen Nummerierungslisten neigen zu Dokumentkorruption - und dies gerade bei Dokumenten, die häufig ausgetauscht und von Benutzern mit unterschiedlicher Kompetenz bearbeitet werden. Nummerierungen, die durch VBA-Prozeduren erstellt und an Formatvorlagen gekoppelt werden, sind stabiler. Eine vorkonfigurierte, firmenbezogene Auswahl an Nummerierungsformaten gibt größere Sicherheit und erhöht die Produktivität.
- Hilfsmakros zur Formatierung: In bestimmten Fällen können Makroprogramme die Benutzer bei Formatierungsaufgaben unterstützen.
Projekte und Beispiele
AddIn für einheitliche Nummerierungen
Automatisierte Dokumentvorlage für Organisationshandbuch