Excel: Controlling Add-in

Aufgabenstellung

Das Unternehmen verwendet ein CRM-System, in dem alle Angebote und Aufträge erfasst werden. Das System bietet zwar Berichte an, aber die vom Controlling gewünschten Umsatzanalysen und -prognosen können nicht geliefert werden, Die Ausgabe der aggregrierten Daten in einer Excel-Arbeitsmappe wurde gewünscht.

Das CRM-System bot ursprünglich keine Möglichkeit, Neugeschäft von normalen "Folgeaufträgen" zu unterscheiden. Für die Vertriebssteuerung war aber gerade diese Unterscheidung wichtig. Hilfsparameter wurden geschaffen, um neue Aufträge von einfachen Folgeaufträgen zu unterscheiden. Die Auswertung muss dazu die Daten noch zusätzlich aufbereiten.

Lösung

Die von mir erstellte Lösung ist wieder ein typisches Beispiel, wie durch Office-Automatisierung für einen Übergangszeitraum eine befriedigende Problemlösung geschaffen werden kann. Hier dauert der Übergangszeitraum allerdings noch an - das Add-in machte sich wirklich bezahlt, auch wenn natürlich im Laufe der Jahre immer wieder Korrekturen und Aktualisierungen nötig waren und Erweiterungen beauftragt wurden.

Datenbestand

Das Add-in wurde in Excel VBA erstellt. Ursprünglich bestand es aus zwei Modulen: a) Datengenerierung und b) Auswertung. Dies war notwendig, weil die Datenbestände lokal in Paradox-Datenbanken vorgehalten wurden. Das Generierungsmodul erzeugte per DAO-Schnittstelle eine Microsoft Access-MDB-Datei mit dem fixierten Monatsbestand. Der Bestand konnte dann mit dem Auswertungsmodul beliebig oft analysiert werden.

Zur Zeit werden alle Datenbestände zentral auf einem SQL-Server verwaltet, und der Monatsbestand durch ein DTS-Paket erzeugt. Der Monatsbestand enthält immer nur diejenigen Daten, für die der Controller / Benutzer berechtigt ist.

Das Excel Add-in läuft unter Citrix Terminalserver.

Auswertungsmodul

Das Auswertungsmodul erlaubt dem Controller, auf Basis des ihm verfügbaren Datenbestands die Auswertung zu fokussieren auf Sparten, Niederlassungen und Vertriebsmitarbeiter sowie andere Parameter festzulegen:

Als Ergebnis wird eine Excel-Arbeitsmappe mit den Auswertungen erzeugt. Die Ausgabe ist "ausdrucksfähig", so dass die Auswertungen in Meetings präsentiert werden können.

Die Daten werden nur zum Teil durch Excel-Formeln berechnet. Der grösste Teil der Daten wird während des Ablaufs durch SQL-Statements mit Aggregatfunktionen gebildet (also durch SQL-Statements im Programmcode) und dann in das Arbeitsblatt übertragen.

Vorhandene Daten (z.B. Listen von Niederlassungen) werden in Arrays verwaltet, und per Schleife an variable SQL-Statements übergeben.

Hier zwei Muster für Ergebnisblätter: