Word: Rechnungsdokument aus Daten eines Abrechnungssystems

Anforderung: Nach einer Unternehmensfusion muss das deutsche Abrechnungssystem durch ein US-System ersetzt werden. Für die Fakturierung in Deutschland werden Word-Dokumente im Firmenlayout und mit standortbezogenen Absenderinformationen benötigt, die das US-System nicht liefern kann. Je nach Kunden soll die Auswahl unter mehreren Faktura-Layouts möglich sein (ausführlich / knapp / mit Anlage etc.)

Schwierigkeiten: Als einzige Schnittstelle stehen Textdateien mit den Leistungsdetails und Abrechnungspositionen zur Verfügung. Die Struktur der Textdateien ist layoutorientiert, nicht inhaltsorientiert (kein XML). Die Textdatei enthält nicht alle benötigten Daten, so dass bestimmte Informationen zusätzlich aus einer SQL-Server-Datenbank abgerufen werden müssen.

Lösung: Die Programmlogik ist aus Performancegründen zwischen einer DLL (Visual Basic) und einer VBA-basierten Word-Vorlagendatei aufgeteilt.

• Daten einlesen und homogenisieren. Die ausgewählte Textdatei wird analysiert und in den Speicher gelesen. Nach dem Analyseprozeß können alle Rechnungsdaten und Leistungsdetails aus der internen Objekthierarchie abgerufen werden. Fehlende Informationen wurden während der Analyse aus der SQL-Server-Datenbank geholt.

• Interaktion des Benutzers. Der Benutzer kann anschließend über ein Dialogfeld das benötigte Layout und die Zielsprache auswählen. Bei der Dokumenterstellung werden die standortabhängigen Kontoverbindungen sowie die Absenderinformationen (Infoblock) berücksichtigt.

• Ablage im DMS. Das Ausgabedokument wird abschließend unter der korrekten Kunden- und Aktennummer im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. Die weitere Bearbeitung ist nur unter Dokumentschutz in festgelegten Bereichen zulässig.

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