Bank: Automatisierte Dokumentvorlage für Organisationshandbuch

Anforderung: Das Organisationshandbuch des Unternehmens wird im IntraNet im PDF-Format bereitgestellt. Die Wartung der einzelnen Kapitel erfolgt durch die verantwortlichen Autoren in den Fachabteilungen. Dabei werden Word-Dokumente im Änderungsmodus ausgetauscht. Die Vorlage soll gegen Fehleingaben und unzulässige Formatierungen geschützt sein. Es gibt eine SQL-Server-Datenbank mit Metadaten über die Kapiteldateien.

Lösung: In der Vorlage liegende VBA-Makros übernehmen folgende Aufgaben: (1) Abruf der Metadaten aus der Verwaltungsdatenbank und übertragung in Felder, Titelblatt und Kopfzeilen des Dokuments; (2) Hilfsmakros für die Autoren zur leichteren Formatierung; (3) Verwendung des erweiterten Dokumentschutzes unter Office 2010, in dem ein Dokument vor manueller Formatierung geschützt werden kann. Die Festlegung der erlaubten Formatvorlagen erfolgt über eine Konfigurrationsdatei, so dass jederzeit eine unproblematische Änderung möglich ist. Eine Online-Hilfe informiert die Autoren.

Die Vorlage ist mit einem Ribbon ausgestattet:

 Dialog zum Abrufen der Kapiteldaten ausd der Datenbank: